L'ufficio acquisti ha un ruolo centrale nella nostra organizzazione. Ma la relazione con i fornitori non è solo logistica o commerciale:
è fatta innanzitutto di rispetto, valori e scelte condivise
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Nello scorso articolo abbiamo parlato di ricerca e selezione e vi abbiamo raccontato come funziona in Valsana il processo di scelta e inserimento di un nuovo prodotto o di un nuovo produttore. Ci siamo lasciati con l'inserimento del codice articolo e proprio da qui ripartiamo.

Una volta che il prodotto "sale a bordo", la palla passa innanzitutto all'ufficio acquisti, per la gestione di scorte e riordini, ma non solo. E' necessario infatti monitorare come viene accolto dal mercato, sicuramente in termini di sell-in ma anche di sell-out, monitorare la qualità delle forniture, soprattutto nelle fasi iniziali di assestamento e supportare con un adeguato piano di comunicazione i nuovi prodotti, nella fase di lancio ma anche nel medio periodo.

1. SCORTE E LIVELLO DI SERVIZIO
L'ufficio acquisti ha un ruolo centrale per la nostra organizzazione, sia in termini di servizio al cliente che di impatto sui processi interni.

Il livello di servizio che riusciamo a dare ai nostri clienti, inteso come disponibilità dei prodotti ordinati e shelflife adeguata alla consegna, dipende sicuramente da tante dinamiche di mercato, ma anche da quanto siamo bravi a monitorare le scorte, coordinare la logistica in ingresso e in uscita e intercettare la stagionalità e i picchi di domanda.

L'indicatore principale che ci permette di misurare se stiamo facendo bene nella gestione delle scorte è il livello di servizio, definito come numero di righe spedite sul totale di righe ordinate: ad esempio, se ordino 10 prodotti e me ne vengono consegnati 8 il livello di servizio sarà l'80%. Il 20% restante è quello che noi chiamamo "inevaso" e che fa tanto arrabbiare la nostra rete vendita: nell'esempio di prima i 2 prodotti mancanti sui 10 ordinati.

Allo stesso modo, per monitorare che livello di servizio in termini di shelflife riusciamo a dare ai nostri clienti, registriamo quotidianamente i reclami, in particolare quelli per scadenza breve e non idoneità della merce. Il nostro ufficio qualità verifica periodicamente l'andamento di resi e reclami proprio per cercare di tenere sotto controllo la gestione delle scorte e la loro corretta movimentazione: solo una rotazione adeguata permette infatti di fare arrivare al cliente il prodotto in condizioni ottimali.

Ma l'ufficio acquisti ha un ruolo centrale anche dal punto di vista organizzativo, perchè la disponibilità oppure, viceversa, la mancanza di un prodotto che deve essere caricato in urgenza quando arriva, ha un impatto rilevante sia sul processo di ingresso della merce che sull'evasione degli ordini.

Ci diciamo sempre che "la scorta è una coperta corta: da qualsiasi parte la tiri qualcosa resta sempre fuori": la scorta di un prodotto deve essere infatti sufficientemente alta per minimizzare la rottura di stock e non avere inevasi sull'ordinato, ma anche sufficientemente bassa per non far sostare troppo il prodotto a magazzino e riuscire a gestirne correttamente la shelflife.

Quello di Enrico De Conto ed Elisa Cibien è forse il lavoro più difficile e sfidante tra i vari ruoli che ci sono nella nostra azienda, proprio per le caratteristiche del nostro assortimento:
- la numerosità dei prodotti che gestiamo a magazzino - oltre 2500 referenze - molte delle quali con una shelflife breve: 500 articoli circa hanno una una shelflife inferiore a 30 giorni, e di questi più di 120 hanno meno di due settimane di vita all'arrivo;
- la piccola dimensione di tanti produttori, super artigianali, con cui lavoriamo: spesso si tratta di pastori, allevatori, malgari o microcaseifici; persone fantastiche, innamorate dei loro prodotti e concentrati soprattutto sulla realizzazione di prodotti di qualità; un po' meno, soprattutto i più piccoli, sulle dinamiche logistiche e commerciali; il che rende difficile, a volte, il nostro lavoro di approvvigionamento.
2. RISPETTO E PIANIFICAZIONE
Lavorare con piccoli produttori artigianali è una scelta di campo per Valsana. Il nostro assortimento è fatto di prodotti "vivi" che cambiano ogni giorno, che dipendono dalla stagione e dagli animali.

Comprendere e apprezzare che un caprino non sia disponibile tutto l'anna significa rispettarne la stagionalità e rispettare il ciclo di lattazione degli animali. Accettare che un formaggio a latte crudo, magari senza fermenti, non sia disponibile perchè un lotto di produzione è andato male significa rispettare la scelta di un produttore e il suo coraggio di portare avanti produzioni autentiche, a volte a discapito della sua resa economica. Saper attendere che un salume raggiunga le condizioni ottimali di stagionatura, perchè magari pur avendo i giorni di maturazione previsti non è ancora pronto, ad esempio perchè la materia prima era diversa o le condizioni di umidità degli ambienti sono variate, significa dare valore a scelte produttive non standardizzate e non industriali, a prodotti che hanno un legame con il territorio e la microflora dove nascono.

Alla base della nostra relazione con questi produttori c'è innanzitutto il rispetto, per la passione e il coraggio con cui portano avanti le tradizioni, e la comprensione del contesto in cui lavorano. Nell'ultimo anno, per cercare di facilitare il loro e il nostro lavoro, con i più piccoli abbiamo cercato di pianificare assieme gli acquisti, e di conseguenza la produzione, con un orizzonte temporale di qualche mese, per dare loro la possibilità di lavorare in modo sereno e gestire correttamente le stagionature, e per garantirci un flusso di ingresso il più possibile regolare, in modo da riuscire a soddisfare la domanda.
3. QUALITA' E SVILUPPO DEL PRODOTTO
Un altro ambito di collaborazione importante nella relazione con i produttori, soprattutto quelli più piccoli, è quello della qualità.

Spesso ci troviamo ad aiutarli a sistemare le etichette, le schede tecniche e tutti quei requisti normativi imprescindibili nel momento in cui si trovano a passare da una vendita diretta, ad esempio allo spaccio aziendale, ad un rapporto più strutturato, come può essere quello con un partner come noi. Ma lavoriamo con i produttori anche sul prodotto, magari per metterlo a punto, a partire dai feedback che raccogliamo dal mercato, o per "ripulire le etichette" da alcuni additivi, o ancora per sistemare il packaging in modo da riuscire a farlo viaggiare più facilmente.
4. CO-MARKETING
Un'ultima area di lavoro condivisa con i produttori, quella che, tra l'altro, mi riguarda più da vicino, è il marketing.
Qui ci bastano poche righe, perchè è un lavoro che ci viene facile e che facciamo da sempre: raccontare e dare valore alle persone, alle loro storie, ai loro prodotti attraverso il nostro magazine e online, ma anche organizzando assieme degli eventi o "portandoli" direttamente in fiera con noi. Ci viene facile perchè ci piace farlo, e perchè crediamo sia giusto dare un corretto riconoscimento a chi, spesso con tanti sacrifici, porta avanti il patrimonio di tradizioni gastronomiche del nostro meraviglioso Paese.

Martina Iseppon
Responsabile Marketing