Sincronizzare arrivi e partenze su tanti articoli freschissimi e gestire velocemente un numero importante di ordini sono le principali criticità del processo di evasione
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Quando raccontiamo cosa fa Valsana parliamo molto spesso di selezione, di qualità, di comunicazione, di prodotti e produttori. Tendiamo sempre a lasciare in secondo piano la logistica, intesa come l'insieme di processi di movimentazione della merce dall'ingresso nel nostro magazzino fino all'uscita e alla consegna presso il cliente. In realtà però anche questo aspetto del nostro lavoro ha una complessità importante, che merita di essere raccontata.

Due sono le principali criticità che rendono estremamente complessa la logistica da noi:

- la gestione di tantissimi articoli con una vita molto breve: 500 referenze con una shelflife inferiore a 30 giorni, di cui 120 prodotti con meno di due settimane di vita all'arrivo;
- la velocità di evasione: la preparazione degli ordini avviene immediatamente prima della spedizione, proprio per cercare di garantire la migliore shelflife possibile; per questo il reparto prelievo-imballo è spesso sotto pressione, a causa dei tempi compressi.

Stiamo lavorando su diversi fronti per ottimizzare i tempi di gestione con l'obiettivo di far lavorare meglio i nostri ragazzi, nel frattempo vi raccontiamo come funziona tutto il processo.

1.PRE-IMPEGNO
Tutti gli ordini che riceviamo dai clienti, via telefono, mail o whatsapp vengono inseriti manualmente dal nostro ufficio commerciale nel gestionale. Sempre nello stesso gestionale vengono accodati invece automaticamente gli ordini inviati via tablet dai nostri agenti o direttamente via web dai clienti che utilizzano la nostra app di riordino shop.valsana.it.

Gli ordini restano quindi nel gestionale fino a circa mezza giornata prima del momento previsto per la spedizione, intesa come carico dei nostri mezzi o consegna dei colli ai vettori. Ogni mattina vengono quindi preparati gli ordini in partenza dopo pranzo, mentre il pomeriggio vengono preparati gli ordini in partenza il mattino successivo.

Il primo processo è una sorta di pre-impegno, che verifica la disponibilità dei prodotti a magazzino e invia all'agente di riferimento una mail con l'indicazione dei prodotti non disponibili a magazzino e per i quali non è nemmeno previsto un arrivo dal fornitore.

Le righe ordine disponibili vengono invece inviate al nostro WMS (Warehouse Management System) ossia il software che gestisce tutta la movimentazione delle referenze a magazzino.

2.EVASIONE
Il Responsabile di Produzione, Roberto Armellin, con l'aiuto del suo vice, Vincenzo Alberghini, organizza e gestisce l'evasione degli ordini, un processo che fa principalmente due cose:

- impegna per ciascuna riga ordine uno specifico lotto/scadenza, secondo la logica FIFO (first in first out), per riuscire a far uscire correttamente i prodotti in ordine di shelflife e garantire la rotazione delle scorte;
- crea le "missioni di prelievo", ossia le liste dei prodotti da prelevare per ciascun cliente, secondo una sequenza stabilita, che vengono assegnate a uno o più operatori.

La gestione delle evasioni è un processo critico, perchè deve garantire che gli ordini vengano preparati nei tempi previsti per la spedizione, monitorando continualmente l'arrivo di nuovi ordini, aggiunte o sostituzioni durante la fase di preparazione e coordinandosi con il reparto accettazione per i prodotti "in urgenza", il cui arrivo è previsto nella stessa giornata della partenza.

Burrate, mozzarelle e altri freschissimi arrivano infatti spesso in mattinata e alle 12 sono già in consegna: ciò richiede un'estrema velocità di gestione sia del carico della merce in ingresso che dell'evasione delle righe "in urgenza".
3.PRELIEVO
Una volta che gli ordini sono stati evasi, gli operatori che si occupano di prelevare la merce - Andrea Cais e Alessio Salvador, ma anche gli stessi Vincenzo e Roberto - si ritrovano sul terminalino le diverse "liste di prodotti", ossia le missioni di prelievo assegnate loro.

La missione di prelievo può essere mono-cliente se l'ordine ha un volume importante, oppure multi-cliente, se le righe ordine non sono molte e risulta pertanto più efficiente prelevare più ordini assieme. In entrambi i casi, nel momento in cui viene effettuato il prelievo, l'operatore sa esattamente cosa sta prelevando per chi, cosa che ci permette di gestire eventuali commenti sul prodotto e di personalizzare il più possibile il servizio.

Il prelievo viene eseguito con un carrello commissionatore con diversi scomparti, tutti identificati da un codice a barre: ogni scomparto viene assegnato a un unico cliente, in modo da mantenere separati i diversi ordini anche in caso di prelievo multi-cliente.

Quando sceglie una missione di prelievo l'operatore deve innanzitutto abbinare il carrello al cliente (o ai clienti), dopo di che gli vengono proposti gli articoli da prelevare, in base a una sequenza che ottimizza il giro di raccolta. Per ciascun articolo viene evidenziato il posto dove si trova lo specifico lotto-scadenza da prelevare, il numero di pezzi e il cliente a cui è destinato.
4.IMBALLO
Una volta completato il giro di raccolta, i prelevatori lasciano i carrelli in baia di spedizione, dove vengono gestiti dai colleghi che si occupano dell'imballo: gli "storici" Claudio Dal Cin e Sergio Signorello, assieme a Fulvio Ferracin, Francesco Villa, Alex Dall'Arche e Mario Antoniazzi.

L'imballo viene gestito a coppie: un operatore conferma a video il numero di pezzi e il peso dei prodotti prelevati, mentre l'altro si occupa di comporre i colli, secondo le indicazioni stabilite dal nostro ufficio qualità.Per molti ordini spediti all'estero viene predisposta anche una packing list, la cui gestione è affidata quasi sempre a Sergio: in questo caso la costruzione dei colli avviene in modo puntuale, dichiarando esattamente quali e quanti prodotti vengono messi in ciascun collo.

I colli vengono preparati per giro di consegna e quando il pallet è completo viene portato nella cella di spedizione, dove rimane fino al momento del carico sui nostri mezzi o della consegna al trasportatore.

Vi abbiamo raccontato come funziona a grandi linee il processo di evasione degli ordini, evidenziando le principali criticità. Stiamo comunque lavorando sull'organizzazione, con l'obiettivo di evadere gli ordini in modo più efficiente, con meno sbagli. I vostri commenti sono quindi benvenuti, così come la vostra comprensione in caso di errori!

Martina Iseppon
Responsabile Marketing